Kartu persediaan barang atau biasa dikenal Bin Card atau juga Stock Card merupakan ringkasan pergerakan persediaan dan sisa saldo. Laporan ini memuat informasi dari pergerakan yang meliputi saldo awal, penerimaan stok, penerbitan stok, serta kuantitas akhir. Sangat penting bagi gudang untuk mengetahui sisa stok hanya dari melihat laporan ini.

Bagian gudang perlu menulis ke dalam kartu persediaan barang setiap kali ada barang masuk atau keluar dari gudang. Catatan ini berisi jumlah pergerakan masuk dan keluar serta keseimbangan pada titik tertentu.

Pengertian Kartu Persediaan Barang

Kartu persediaan adalah sekumpulan laporan atau pembukuan yang di dalamnya terdapat pengeluaran serta pemasukan stok barang, biasanya pebcatatannya di kertas atau melalui aplikasi.

Di dalam kartu stok barang terdapat informasi mengenai penjualan, pemasukan, pengembalian, serta pemesanan barang sehingga dapat terlihat perputaran persediaan dengan sisa saldo.

Karena itu, jumlah persediaan fisik dengan pencatatan persediaan wajib sama, jika terjadi perbedaan antara keduanya, kamu perlu cek permasalahan tersebut. Dengan adanya kartu persediaan barang pastinya akan mempermudah dalam pembuatan laporan persediaan barang.

Contoh Kartu Persediaan Barang

Berikut ini adalah contoh dari kartu stok barang yang dapat kamu buat sendiri menggunakan excel.

Sebelum kamu membuatnya, berikut ini adalah penjelasan mengenai informasi yang ada pada kartu stok barang tersebut, yaitu :

Nama perusahaan
Material name : nama barang yang dicatat
Material code : kode barang (SKU)
Location : lokasi gudang atau toko
Maximum stock : stok maksimum barang tersedia di gudang atau toko.
Minimum Stock : stok minimum yang perlu tersedia didalam gudang
Reorder : nilai dimana kamu perlu melakukan pemesanan barang

Kelebihan Kartu Persediaan Barang

Bisa mewaspadai tingkat persediaan

Ini akan memudahkan penanggung jawab persediaan untuk melihat setiap persediaan atau tingkat material serta mengusulkan pembelian apa pun jika perlu. Pastikan tertera nilai minimum dari setiap barang di kartu yang akan memudahkan staf untuk waspada terhadap pengawasan mereka.

Pengendalian Internal di gudang

Ini akan memudahkan staf untuk mengidentifikasi bahan dan barang yang benar menjadi lebih cepat. Tentu ini akan berguna bila semua barang yang ada sangat mirip. Salah mengeluarkan barang juga akan berkurang.

Mengurangi kemungkinan kehilangan faktur

Ketika ada faktur atau tanda terima, staf perlu segera memperbarui dalam laporan ini yang disimpan di sebelah item. Ini akan memudahkan mengurangi risiko kesalahan ataupun lupa.

Memudahkan selama penghitungan persediaan dan stok opname

Dalam penghitungan tahunan, ini akan memudahkan auditor serta penanggung jawab untuk mengidentifikasi materi dari daftar ke stok sebenarnya dan sebaliknya. Selain itu, ini juga memudahkan auditor untuk menginventarisir kuantitas dalam penghitungan yang dilakukan.

Kekurangan Kartu Persediaan Barang

Memerlukan lebih banyak waktu

Staf gudang harus meluangkan waktu untuk memperbarui kartu ini. Selain itu, staf gudang bisa memeriksa level stok dengan memeriksa laporan stok dari pembukuan daripada kartu ini.

Ada duplikasi pekerjaan

Dalam penerimaan serta masalah inventori, kamu perlu memastikan seluruh laporan stok yang ada di kartu serta laporan keuangan secara seimbang. Hal ini memang berpeluang untuk terjadinya duplikasi perkerjaan, tapi dengan kombinasi kedua laporan ini dalam penghitungan data yang kamu bisa lebih diandalkan.

Membutuhkan ruang gudang

Walaupun cuma berbentuk kartu, tapi bila barang yang kamu simpan dalam jumlah banyak, maka otomatis kartu persediaan barang kamu juga akan banyak serta kemungkinan membutuhkan ruang untuk penyimpanan yang bisa digunakan untuk menyimpan barang lain.

Cara Membuat Kartu Stok Barang

Setelah mengetahui contoh kartu persediaan barang, lalu bagaimana cara membuatnya? Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Desain Kartu Stok

Untuk lebih membantu kamu, maka direkomendasikan untuk menggunakan template. Kamu dapat memperoleh berbagai template kartu stok melalui internet.

2. Cetak Kartu Stok

Langkah selanjutnya adalah mencetak kartu. Sebaiknya, cetak dalam jumlah yang cukup (untuk setiap barang dalam persediaan perlu mempunyai kartu stok).

3. Letakkan Kartu di Folder

Supaya lebih terorganisir, sebaiknya kamu meletakkan kartu stok untuk setiap item serta transaksi per minggu atau bulan, di folder atau map yang berbeda. Kelompokkan juga menjadi formulir pemesanan, penjualan, pengembalian, dan lain-lain.

4. Isi Kartu Stok untuk Setiap Barang yang Ada

Bila perlu, buatlah sistem yang baik untuk tertib pembagian barang dalam stok. Contohnya, tempatkan barang sesuai abjad nama dan tempatkan barang lama di bagian depan dan barang baru di bagian belakang.

5. Mengkomunikasikannya dengan Rekan dan Atasan

Presentasikan kepada semua anggota staf pada rapat staf mingguan bagaimana sistem inventaris stok bekerja. Perhatikan bahwa kamu selalu perlu membantu rekan yang memerlukan sesuatu dari stok secara langsung.

6. Lakukan Neraca Persediaan Sekali Per Kuartal

Hitung berapa banyak setiap barang yang ada dalam persediaan, serta lihat apakah ini sesuai dengan jumlah yang tertera pada kartu stok. Jika tidak, perbarui. Tanggal kadaluarsa juga harus diperiksa dan buang barang yang kadaluarsa.

Baca juga: Laporan Arus Kas – Pengertian, Tujuan & Cara Menyusunnya

Kelola Persediaan Lebih Mudah dengan Accurate Online

Selain dengan menggunakan pencatatan manual yang menggunakan kartu stok, kamu juga dapat menggunakan teknologi yaitu dengan adanya aplikasi persediaan barang yang terintegrasi dengan software akuntansi seperti Accurate Online.

Mengelola stok barang serta inventaris akan menjadi lebih mudah, cepat, serta mengurangi tingkat kesalahan. Barang yang masuk atau keluar secara otomatis akan diperbarui ke nominal nilainya, sehinggan kamu dapat mendapakan laporan keuangan yang tepat.

Penggunaan software seperti Accurate Online akan membantu kamu dalam mengelola arus transaksi dan juga informasi akuntansi bisnis kamu. Silakan coba Accurate Online secara gratis selama 30 hari.