Manajemen Persediaan: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Metode

Tentunya kamu ingin lebih mudah mengurus produkmu, ini juga merupakan keinginan bagi para pemilik bisnis lainnya. Nah ada cara mudahnya untuk urus produkmu. Kamu pernah dengar manajemen persediaan? Biasanya, istilah ini dipakai pada operasional bisnis yang bertujuan untuk mengatur persediaan barang.

Ini adalah salah satu cara yang sangat penting untuk perusahaan, apalagi jika perusahaannya bergerak di bidang manufaktur. Di artikel kali ini akan membahas tentang pengaturan persediaan yang baik, simak sampai selesai!

Pengertian Manajemen Persediaan

Manajemen persediaan atau inventory management adalah pendekatan sistematis untuk mendapat, menyimpan, serta mengambil keuntungan dari aset non-modal (bahan baku dan barang jadi) dengan jumlah persediaan yang tepat, tempat yang tepat, waktu yang tepat, dan juga dengan biaya yang tepat.

Mudahnya, perusahaan akan bisa mengelola bahan baku serta produksi dengan level yang tepat supaya tidak menimbulkan kelebihan atau kekurangan stok yang berdampak pada kerugian. Persediaan adalah salah satu aset perusahaan yang sangat berkaitan dengan penjualan ataupun tingkat produksi. Sehingga, bila ada masalah berkaitan dengan persediaan akan langsung berpengaruh pada kerugian perusahaan.

Pentingnya Manajemen Persediaan

Persediaan adalah aset perusahaan yang ‘nganggur’ atau lebih sederhananya yaitu aset yang tersimpan serta menunggu untuk digunakan/dijual.

Contoh dari persediaan ini merupakan persediaan barang dagang (jika perusahaan dagang) dan dalam perusahaan manufaktur ini akan menjadi lebih luas lagi seperti bahan baku (material), barang jadi serta barang setengah jadi.

Untuk mengatur persediaan dagang ini dapat dikatakan agak mudah, bila persediaan yang mempunyai jumlah berlebihan, maka persediaan pasti memunculkan pengeluaran yang tinggi.

Karena itu, tiap barang yang tersimpan pasti memerlukan biaya yang tidak sedikit. Tapi, bila persediaan yang tersedia kurang, maka akan menghambat kegiatan produksi serta akhirnya menyebabkan kehilangan konsumen dan penjualan.

Oleh sebab itu perusahaan membutuhkan manajemen persediaan untuk mengendalikannya.

Jenis-Jenis Manajemen Persediaan

Inventory management mempunyai jenis-jenis yang terbagi berdasarkan permintaan, yaitu barang baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.

1. Barang Baku (Bahan Mentah)

Bahan mentah adalah hal yang penting pada proses produksi usaha, sebab tanpa barang baku maka produk kamu tidak dapat dibuat. Manajemen persediaan juga perlu memastikan ketersediaan stok bahan baku tersebut supaya proses produksi dapat berjalan dengan lancar.

2. Barang Setengah Jadi

Kenapa barang setengah jadi termasuk manajemen persediaan? Karena biasanya terdapat beberapa bisnis yang mengirimkan barang setengah jadi ke pabrik lainnya kemudian melewati proses untuk menjadi barang jadi.

Nah, inventory management ini bermanfaat untuk menghitung seberapa besar meneruskan barang supaya bisa memenuhi permintaan kebutuhan pasar.

3. Barang Jadi

Proses barang mulai dari barang baku, barang setengah jadi, hingga akhirnya barang tersebut siap untuk dipasarkan ke pihak ketiga. Dengan begitu bisnis kamu dapat memperoleh keuntungan, caranya melakukan inventory management barang berdasarkan keadaan pasar.

Faktor yang Memengaruhi Persediaan

Sebelum membahas mengenai manajemen persediaan lebih lanjut, sebaiknya kamu mengetahui faktor-faktor yang berpengaruh terhadap tingkat persediaan seperti:

  1. Jumlah dana yang tersedia akan berpengaruh terhadap pembelian persediaan
  2. Waktu tunggu ketika sedang memesan barang
  3. Frekuensi penggunaan, menggunakannya semakin sering maka jumlah persediaan makin kecil
  4. Daya tahan persediaan, harus segera menjual barang dengan daya tahan pendek seperti buah dan sayur
  5. Bencana, persediaan juga dipengaruhi dengan bencana misalnya bencana alam, wabah, atau bencana yang disebabkan oleh manusia seperti: kebakaran
  6. Tingkat penawaran dan juga tingkat permintaan

Tujuan dan Fungsi Manajemen Persediaan

Tujuan dari manajemen persediaan merupakan mempersiapkan persediaan dengan biaya yang minimum. Selain itu, kamu juga perlu memastikan persediaan untuk kegiatan operasional seperti produksi, penjualan, serta layanan kepada konsumen tidak terganggu meskipun biayanya minimum.

Bukan hanya itu, terdapat banyak tujuan lain yang bisa kamu manfaatkan dengan melakukan manajemen persediaan, simak berikut ini:

  1. Menetapkan jika persediaan tersedia (safety stock)
  2. Meminimalisir risiko keterlambatan selama pengiriman persediaan, dan risiko harga yang fluktuatif
  3. Mendapatkan diskon dari pesanan dalam jumlah yang banyak
  4. Menyesuaikan pembelian dengan jadwal produksi
  5. Mencegah perubahan yang terjadi pada penawaran ataupun permintaan
  6. Mengantisipasi permintaan yang mendadak
  7. Mengatur jumlah persediaan yang hanya tersedia musiman, sehingga ketika barang tersebut tidak dalam musimnya, perusahaan masih mempunyai persediaan
  8. Memantau persediaan yang tidak sesuai dengan spesifikasi, perusahaan dapat mengembalikannya ke supplier
  9. Menjaga komitmen terhadap customer supaya perusahaan dapat memproduksi dengan waktu dan kualitas yang diminta
  10. Menetapkan kuantitas persediaan yang perlu disimpan untuk berjaga-jaga

Metode Manajemen Persediaan

Pada pengelolaan persediaan, biasanya perusahaan memakai beberapa metode. Ada 5 metode inventory management yang biasa perusahaan gunakan untuk mengelola persediaan. Berikut ini adalah penjelesan dari metode-metode tersebut.

1. Metode EOQ (Economic Order Quantity)

Biasa dikenal dengan metode kuantitas pesanan ekonomi. Adalah salah satu metode pengelolaan persediaan dengan menggunakan cara membeli persediaan sesuai dengan penerimaan pesanan. Contohnya perusahaan memperoleh pesanan.

Pemesan sudah menetapkan berapa jumlah pesanan, spesifikasi, dan waktu pesanan harus selesai. Dengan begitu perusahaan akan memperhitungkan berbagai hal.

Termasuk dengan berapa kebutuhan bahan, spesifikasi, dan harga bahan baku untuk memenuhi pesanan tersebut. Jadi sudah jelas berapa jumlah kebutuhan dan nominalnya. Tidak akan ada barang sisa. Cara ini banyak memiliki manfaat. Mulai dari tidak ada biaya pemeliharaan, dan biaya gudang untuk menyimpan sisa bahan.

2. Metode MRP (Material Requirement Planning)

Mempunyai nama lain metode perencanaan kebutuhan material, adalah metode pengendalian serta perencanaan persediaan untuk bertanggung jawab bahan baku selalu tersedia. Selain untuk menjaga agar bahan baku tetap ada ketika digunakan, metode ini juga bermanfaat untuk memastikan persediaan berjumlah sedikit. Kenapa perlu mengusahakan persediaan dalam jumlah sedikit?

Hal itu karena makin sedikit jumlah persediaan, otomatis biaya untuk menjaga persediaan pun makin sedikit. Kamu akan melakukan beberapa perencanaan pada metode ini. Mulai dari penjadwalan pembelian, jadwal produksi, sampai waktu pengiriman persediaan bahan baku.

3. Metode JIT (Just In Time)

Metode ini memiliki istilah lain, yaitu metode tepat waktu. Membuat perusahaan sebisa mungkin tidak menyetok atau ridak memiliki persediaan. Sehingga mengusahakan perusahaan mempunyai persediaan 0 atau mendekati nol. Hal ini karena bila posisi perusahaan seperti itu tidak akan mengeluarkan biaya perusahaan.

Namun bila tidak memiliki persediaan bagaimana dapat melakukan produksi? Inilah keuntungan metode ini. Perusahaan akan berusaha untuk membeli persediaan hanya ketika membutuhkannya. Sehingga dapat menyesuaikan jumlah dengan kebutuhan, serta tidak akan ada sisa. Lalu bagaimana caranya?

Dengan membangun hubungan baik dengan para supplier bahan baku. Membuat mereka seperti bagian dari perusahaan. Sehingga kapan pun dan berapa pun pemasok akan selalu siap menyuplai persediaan.

4. Metode Analisa ABC

Melakukan penggolongan persediaan pada metode ini di mana dasar penggolongan tersebut merupakan nilai serta persediaan. Maksud dari nilai di sini merupakan nilai total dari persediaan, bukan harga persediaan per unit. Memberikan label pada setiap item persediaan sesuai kelasnya masing-masing. Melakukan ini karena setiap item persediaan diperlakukan berbeda.

Contohnya ada persediaan kayu, paku, dan cat. Kayu dapat dilabeli dengan grade A, karena paku butuh perlakuan khusus untuk penyimpanan dalam gudang supaya tidak rusak. Kemudian cat dapat dikategorikan golongan B, karena penyimpanannya mungkin lebih mudah dibanding dengan kayu.

Untuk paku dapat diberi kode C karena meskipun jumlahnya banyak, tapi penyimpannya jauh lebih mudah daripada 2 persediaan sebelumnya.

5. Metode Periodic Review

Memungkinkan melakukan pemesanan persediaan bahan dalam jarak waktu yang sama dalam metode ini. Jadwal pesan barang telah terjadwal secara rutin, jadi manajer keuangan bisa memperkirakan berapa pengeluaran untuk pembelian bahan baku tersebut. Metode ini memiliki kelebihan tersendiri.

Salah satunya dapat mengurangi fluktuasi permintaan kebutuhan bahan baku. Melakukan metode ini juga sangat mudah karena tidak butuh melewati proses administrasi yang panjang. Hal tersebut karena proses pembelian persediaan telah terjadwal rutin.

Baca juga: Kartu Persediaan Barang – Pengertian, Contoh, dan Kelebihan

Gunakan Accurate Online untuk Memudahkan Kamu dalam Melakukan Manajemen Persediaan

Kamu juga bisa melakukan pengelolaan persediaan dengan bantuan software akuntansi online. Accurate Online adalah salah satu software akuntansi yang menyediakan fitur manajemen persediaan.

Kamu bisa mendapatkan data jumlah stok, perhitungan persediaan, harga jual rata-rata dan pemberitahuan jika stok kosong secara langsung dan real time.

Kamu bisa meng-update persediaan secara cepat dan mudah. Accurate Online sebagai aplikasi pembukuan usaha menyiapkan laporan tentang jumlah persediaan yang juga terintegrasi dengan laporan keuangan perusahaan.

Selain itu kamu juga bisa memanfaatkan:

  • Cek jumlah dan status persediaan dengan mudah.
  • Mengetahui barang terlaris dan paling menguntungkan.
  • Penyesuaian stok barang untuk stock opname.